各学院：

按照《皇冠新体育学生管理规定》（信农政〔2021〕58号）要求，应对所有在籍不在校学生进行学籍清理，并对达到处理条件的学生做相应的处理（休学、复学、退学等学籍异动）。请各二级学院依照通知文件要求开展本学年学籍清理工作。具体安排如下：

一、工作流程
（一）学院核查清理（2023年4月10日-4月19日）
1.各二级学院对本院在籍的全体学生进行学籍核查和清理。

主要有：（1）在学校规定的学习年限内（含休学和保留学籍）未完成学业的；（2）休学、保留学籍期满，在学校规定期限内未提出复学申请或者申请复学经复查不合格的；（3）根据学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残不能继续在校学习的；（4）未经批准连续两周未参加学校规定的教学活动的；（5）超过两周未注册又未履行暂缓注册手续的；（6）最长学习年限内仍未取得毕业资格的；（7）学校规定的应予退学的其他情形；（8）学生本人申请退学经劝说无效的。
   2.对长期不在校或不参加教学活动的学生，学院应及时联系学生或家长，让其充分了解学校相关政策，及时办理休学或退学等相应手续。
   3.对申请办理退学或保留学籍等手续的，按照学籍异动手续办理。
   4.对即将休学和保留学籍期满的，提醒学生及时办理复学等手续。
根据教务管理系统数据统计，我校有141人将达到处理条件（各学院具体名单单独下发），学院可作参考清理学生名单。如有其他情况需要清理的学生，也可随本次学籍清理工作一并处理。
（二）核查结果告知（2023年4月19日-5月12日）
为确保学籍清理工作各个环节合理合法，各学院应及时将学籍清理结果和处理决定告知学生。学院可利用学籍信息、身份证信息、学生档案以及户籍信息等相关材料联系学生。具体要求如下：
1.《学籍清理结果告知书》的格式，见附件2。
2.告知方式：使用EMS邮政快递（必须有回执的，有些EMS不含回执服务。EMS咨询联系电话：15237675035。注意：勾选“实物返单”，并在快递单的内件品名中明确标记“xxx同学学籍清理结果告知书”。EMS回执单上应有收件人签字和邮局邮戳。
3.邮寄地址： 若确实无法联系到学生的或者学生配合不积极的。可将《学籍清理结果告知书》邮寄给学生法定地址,如：身份证或户口本上的地址，或者学生档案中有公安机关盖章的地址。
若可以联系到学生，且学生愿意办理退学等手续的，可让其尽快到校办理手续。也可将《皇冠新体育学生退学审批表》等异动表邮寄或以电子形式发送给学生，由学生和家长打印签字后，邮寄到学校，学院协助办理手续，在此过程中保留好相关证据。
（三）复审及处理
学校对各二级学院提交的学籍清理结果进行复审，程序合法且材料充分的报校长办公会研究，确认处理意见后再次告知学生学校最终处理结论。

二、材料提交
请各学院于2023年5月12日下午16:00前将学籍清理相关材料报教务处。如下：
1.学院学籍清理结果、处理意见和告知情况汇总表（纸质和电子材料）（附件1）。
2.学院告知环节材料：《学籍清理结果告知书》（附件2）的复印件、告知学生的EMS实物返单原件（快递单的内件品名中明确标记“xxx同学学籍清理结果告知书”，EMS回执单上应有收件人签字和邮局邮戳）、EMS官网查询的快递单进度信息完整截图（加盖学院印章）等。
学籍清理工作每学年常态化进行一次，请各学生学院明确各工作环节。如有特殊情况，可与教务处学籍科（0376-6696977）联系。
特此通知。

 学籍清理结果、处理意见和告知情况汇总表.docx

 关于学籍清理结果的告知书.docx

皇冠新体育教务处

2023年4月10日