第一章 总则
第一条 为了提高学校工程建设项目档案的质量和管理水平，充分发挥工程建设项目档案在基本建设和管理工作中的作用，根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《普通高等学校档案管理办法》，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 工程建设项目档案是指在学校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件资料。
第三条 工程建设项目档案是学校基本建设工作的真实记录和历史凭证，是新建、扩建、改建的重要依据，是学校档案的重要组成部分。学校工程建设项目档案应当集中统一管理，由学校综合档案室集中统一保存，以确保档案材料完整、系统、准确、安全。
第四条 工程建设项目档案的建立是工程建设项目管理工作的重要环节，必须纳入工程建设项目规划、计划、管理制度及管理人员和部门负责人职责范围中。工程建设项目档案资料的形成、积累、整理、审定等工作应与工程建设同步进行。工程建设档案验收合格后方可组织正式工程竣工验收。
第二章 档案形成与归档
第五条 工程建设项目档案的建立是工程管理部门的重要任务，应确定一名专职或兼职档案员负责工程建设项目档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。
第六条 工程建设项目资料的归档范围，主要包括立项文件、许可文件、招投标文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、工程预结算、财务报表、支付凭证、会议纪要、往来函件等。
第七条 保护工程建设项目资料的完整、准确、系统、安全是工程项目管理人员和工作人员的责任，任何单位和个人不得据为己有，不得无故拒绝归档，不得私自转借、买卖或销毁。
第八条 归档的工程建设项目资料必须反映项目管理和建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档文件材料原则上需用原件，特殊情况用复印件时应加盖原件保存单位公章，并注明原件存放地点。
第九条 归档文件应审査手续完备、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的材料书写。具有法律依据和凭证的文件材料，签字和印鉴齐全，请示与批复要同时归档。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。
第十条 具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档;竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档;管理性文件材料在每年六月底前归档。
竣工图归档不少于一套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。
第十一条 工程建设项目档案资料按以下方法组卷：
（一）卷内文件资料排列顺序:正件在前，附件在后;复印件在前，原稿在后;批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地勘图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水电图、消防图、设计变更图、正式竣工图等)；
（二）工程建设项目资料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图应机打图边；
（三）卷内文件资料，无论单面或双面，只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从“1”开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，在每件文件材料的右上方加盖有单位名称档号、件号的戳记章，并逐一填写；
（四）填写卷内目录和备考表；
（五）填写保管期限，草拟案卷封面各栏目，经档案管理部门审查后填写案卷封面及归档说明，报工程建设项目部门负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。
第十二条 工程建设项目资料的归档
（一）项目管理部门兼职(或专职)档案员和工程项目负责人应按照归档范围，分别做好日常工程建设项目资料的收集、整理工作。
（二）工程项目竣工时，项目负责人按归档的要求，将该项目文件材料收集齐全完整，系统组卷，并组织档案初验。待工程竣工验收合格后，工程建设项目的档案交兼职（或专职）档案员和部门负责人检查验收签字后，向学校综合档案室移交，并办理好移交手续。
（三）项目管理部门兼职(或专职)档案员负责建立工程建设项目档案台账，档案移交、接收、借阅均应办理签字手续。
第三章 档案管理与使用
第十三条 工程建设项目档案由学校综合档案室统一保存，并应进行分类编号、编目排架、妥善保管。
第十四条 学校工程建设项目档案一般都属于永久保存档案。学校工程建设管理部门定期对工程建设项目档案进行检査、鉴定，以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。
第十五条 为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、装饰、维修过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。
第十六条 工程建设项目档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，需经主管校长批准后方可借出。借阅档案要按规定时间归还，造成档案丢失者，除通报全校外，将由当事人承担该卷档案材料重新收集与制作，并承担全部费用。
第四章 附则
第十七条 本办法由基本建设工作处负责解释。
第十八条 本办法自印发之日起施行。
